この記事のまとめ：毎日届く発注書をExcelに手入力している方へ。手入力・有料OCR・RPAのコストを正直に比較し、手書きやFAXの発注書もそのままExcelにする方法を解説します。
「FAXで届いた注文書を、毎日1枚ずつExcelに打ち込んでいる」——製造業・卸売業・建設業の現場で、いまだに当たり前になっている作業です。1枚3分でも、1日30枚なら90分。月20日稼働なら30時間以上が手入力に消えています。
この記事では、発注書・注文書・納品書をExcelに取り込む方法を比較し、それぞれの手間・費用・精度を整理します。手書き文字やかすれたFAXへの対応可否も含めて、現場目線でまとめました。
なぜ「手入力」はこんなに大変なのか
- 時間同じ作業の繰り返しで、本来やるべき業務が後回しになる。
- ミス品番の打ち間違い・桁ズレ。発見が遅れると発注ミスや納期トラブルに直結する。
- 属人化「あの人しか入力できない」状態になり、休まれると業務が止まる。
発注書をExcelにする方法を比較
| 方法 | 費用の目安 | 手書き・FAX | 自社のExcelへ転記 | 手間 |
|---|---|---|---|---|
| 手入力 | 月12万円〜人件費／事務員1名（時給1,500円×4h×20日） | ◎ 人力 | ◎ 手作業 | 大毎日発生 |
| 有料OCR | 月10万円〜＋従量・初期費用 | ○ | △ 設定が必要 | 中初期設定のみ |
| RPA | 月5万円〜＋初期構築20万円〜・保守費 | ✕ レイアウト変化に弱い | △ | 大構築・保守 |
| カミデジ | 月9,800円初期費用0円 | ◎ AIが対応 | ◎ 自動転記 | 小撮るだけ |
※ 有料OCR・RPAの価格は一般的な相場の目安で、製品・契約内容により異なります。手入力の人件費は事務員1名での参考値です。
有料OCRやRPAは、読み取り精度や自動化こそ高いものの、読み取った結果を自社のExcel様式に合わせる設定や、帳票レイアウトの変化への対応に手間がかかります。さらに月5万〜10万円超の費用や初期構築・保守の負担が、中小企業には重くのしかかるのが実情です。
一方、手入力を続けた場合の人件費は、事務員1名でも年間144万円以上（月12万円〜）。カミデジなら月9,800円なので、年間約132万円の削減になる計算です（事務員1名分との比較・参考値）。
カミデジで発注書をExcelにする手順
- 自社のExcelを登録する普段使っているフォーマットをアップロードするだけ。列名をAIが読み取り、1回登録すれば何度でも使えます。
- 発注書を撮る・アップするFAX・PDF・スマホ写真のいずれでもOK。複数枚まとめてアップロードできます。
- 確認してExcelで出力AIが項目を読み取り、登録した様式へ自動転記。画面で確認・修正してExcel／CSVでダウンロード。
手書きやFAXのかすれた文字にも対応し、読み取り結果は出力前に必ず画面で確認・修正できます。AIの判断に100%依存せず、最後は人の目でチェックできる設計です。
よくある質問
- 手書きの発注書でも読み取れますか？
- はい。最新のAIは手書き文字にも対応しています。読みにくい箇所は画面で確認・修正できます。
- 専門知識がなくても使えますか？
- はい。既存のExcelをアップロードするだけで設定完了。インストールやシステム構築は不要です。
- 書類データは外部に保存されますか？
- アップロードした書類のファイル本体はサーバーに保存されません。機密書類も安心してご利用いただけます。
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